Recruiting in agenzia: quali attività ti fanno perdere più tempo?
Ogni selezione porta con sé attività che sembrano inevitabili ma che, organizzate diversamente, potrebbero richiedere molto meno tempo. Ecco dove si accumula il lavoro ripetitivo.
Esaminare curriculum, verificare competenze, confrontare candidati: selezionare un collaboratore richiede tempo. Ma quanto ne dedichiamo davvero alla valutazione delle persone e quanto ad attività che potremmo organizzare meglio?
In una piccola agenzia di comunicazione la ricerca di un collaboratore raramente è l'unica attività della giornata. C'è un cliente da richiamare, una campagna da completare, un comunicato da inviare. E intanto arrivano i curriculum.
Nelle strutture più organizzate la selezione può coinvolgere diversi responsabili. In quelle più piccole, invece, è spesso il titolare a occuparsi di tutto, ritagliando qualche momento tra un impegno e l'altro.
Il recruiting procede così per intervalli: mezz'ora per esaminare le candidature, una telefonata per un approfondimento, un recall a un giornalista di particolare interesse. Il problema non è soltanto trovare il tempo, ma capire quanto ne venga impiegato in attività realmente utili alla scelta.
Quanto tempo assorbono le attività di selezione?
Una ricerca pubblicata da Totaljobs nell'agosto 2025, condotta su 748 responsabili HR nel Regno Unito, ha rilevato una media di 17,7 ore di attività manuali per ogni posizione da coprire.
Tra le operazioni considerate, l'esame delle candidature richiede mediamente 3,6 ore, l'inserimento di dati e documentazione 3,1 ore e la gestione delle note successive ai colloqui altre 3 ore. Si aggiungono la preparazione degli annunci, l'organizzazione degli incontri e le comunicazioni con i candidati.
Si tratta di dati relativi al mercato britannico, non direttamente rappresentativi delle agenzie italiane. Offrono però un'indicazione sulla varietà delle attività che accompagnano una selezione.
E soprattutto suggeriscono una distinzione: non tutte le ore impiegate sono ore sprecate. Esaminare con attenzione un portfolio può richiedere tempo, ma contribuisce alla qualità della scelta. Ripetere verifiche già effettuate, invece, potrebbe non aggiungere alcun valore.
Dove si disperde il tempo nelle agenzie?
Verificare più volte le stesse informazioni
Un'agenzia cerca un addetto stampa. Il primo curriculum sembra interessante, ma non chiarisce se il candidato abbia gestito direttamente i rapporti con le redazioni o svolto prevalentemente attività di supporto.
Si cerca qualche informazione in più, si consulta il profilo professionale, si annotano alcune osservazioni. Giorni dopo, riprendendo la selezione, quelle informazioni non sono immediatamente disponibili e parte della verifica ricomincia.
Approfondire le competenze è necessario. Ripetere lo stesso approfondimento perché non se ne è conservato l'esito è un'altra cosa.
Confrontare giudizi e priorità differenti
In un'agenzia di medie dimensioni, la valutazione di un candidato può coinvolgere più persone. Il responsabile digital privilegia alcune competenze, il direttore creativo ne considera altre.
Il confronto è utile, purché i criteri siano chiari e le osservazioni possano essere recuperate.
Anche nelle realtà più piccole può verificarsi qualcosa di simile: si esamina un candidato pensando soprattutto all'esperienza, poi ci si rende conto che per quel progetto conta maggiormente una competenza specifica. Occorre tornare sui profili già valutati.
Non sempre è possibile evitare questi cambiamenti. Ma distinguere fin dall'inizio i requisiti indispensabili da quelli preferenziali permette di ridurre le rivalutazioni non necessarie.
La difficoltà cresce quando le candidature riguardano professionisti con competenze trasversali e percorsi molto diversi. Nell'articolo Perché nelle agenzie arrivano tante candidature… ma pochi candidati davvero adatti approfondiamo proprio questa distanza tra i profili disponibili e le esigenze operative delle agenzie.
Ricominciare dopo ogni interruzione
Per una piccola agenzia può essere l'ostacolo più frequente.
Il titolare dedica mezz'ora alle candidature. Poi arriva un'urgenza per un cliente. La selezione riprende due giorni dopo, magari soltanto per venti minuti.
Per una struttura di due o tre persone, anche una sola selezione può incidere sull'organizzazione quotidiana. Non perché il numero di candidature sia necessariamente elevato, ma perché chi deve esaminarle è spesso la stessa persona che gestisce clienti, progetti e scadenze.
Se lo stato delle valutazioni non è chiaro, prima ancora di proseguire bisogna ricostruire quali profili siano stati esaminati, chi contattare e quali approfondimenti manchino.
Sono pochi minuti alla volta, difficili da percepire come un costo. Ma possono sommarsi durante l'intero processo.
Come distinguere il tempo utile da quello evitabile
Per capire dove intervenire non serve necessariamente un'analisi complessa. Si può cominciare osservando una selezione in corso e distinguendo tre categorie di attività:
- Valutazione: leggere curriculum, esaminare portfolio, svolgere colloqui e approfondire le competenze.
- Organizzazione: raccogliere informazioni, aggiornare gli stati e coordinare i passaggi della selezione.
- Ripetizioni: cercare nuovamente dati già consultati, ricostruire giudizi o ripetere confronti perché le informazioni precedenti non sono disponibili.
Non tutta l'organizzazione è eliminabile, naturalmente. Ma identificare le operazioni ripetute aiuta a capire dove potrebbe esserci spazio per migliorare.
Per chi desidera stimare anche l'impatto economico complessivo del recruiting, Pressteam mette a disposizione un calcolatore del costo di selezione, basato su parametri personalizzabili come numero di selezioni, candidature ricevute e tempo medio di screening.
Il calcolatore fornisce una stima indicativa dei costi, non una misura delle ore recuperabili. Per ragionare invece sul tempo che si potrebbe recuperare organizzando diversamente queste attività, c'è un secondo strumento dedicato: quanto tempo potresti recuperare nella selezione.
Una selezione accurata richiede tempo. Ed è giusto dedicarlo a comprendere le competenze, valutare le persone e scegliere con attenzione.
Il problema comincia quando quel tempo viene assorbito da informazioni da ricercare, analisi da ricostruire e attività già svolte.
Per un'agenzia, selezionare meglio non significa necessariamente dedicare meno tempo ai candidati. Significa evitare di sprecarne prima di arrivare a conoscerli davvero.
Fonte
Totaljobs, What's slowing down your hiring? UK survey reveals the top blockers and breakthroughs, agosto 2025. Indagine su 748 responsabili HR nel Regno Unito.
totaljobs.com/recruiter-advice/hiring-people/whats-slowing-down-your-hiring
Selezioni candidati per la tua agenzia di comunicazione?
Pressteam ti aiuta a confrontarli più velocemente. Paghi solo quando attivi una selezione, niente abbonamenti, nessun rinnovo automatico. Criteri personalizzabili per ogni profilo.
Scopri i prezzi
